Sistema de Gestão de Publicações - SGP

Visão geral do SGP Sistema de Gestão de Publicações:

É um sistema 100% on-line que funciona como uma extranet que cobre todos os trâmites editoriais de publicações científicas. Desde a submissão on-line, recepção, encaminhamento aos Revisores, devolução aos Autores para correções sugeridas pelos Revisores, envio para correções ortográficas e de normas, envio ao Tradutor e Diagramador. Sendo que em todos os passos o Editor ou a Secretaria podem acompanhar e localizar qualquer artigo, que terá armazenado todo o histórico dos trâmites e conversações desde a submissão até a aprovação ou recusa do artigo.

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Revistas que já usam o SGP:

Como usar

O SGP possui várias explicações aos usuários em suas telas. Para conhecer o funcionamento, escolha uma das demonstrações abaixo em formato executável do Flash (livre de vírus):

Características Adicionais:

seg Segurança

iComponentes ASP e Requisitos do Servidor:

bd Banco de Dados

Áreas de aplicação
Medicina, Odontologia, Biologia, Administração, Economia, Engenharia, Sociologia, Zootecnia, etc., ou qualquer outro segmento que siga as normas tradicionais de uma publicação científica. Especialmente desenvolvido para publicações científicas, o SGP atende a todas as normas características de uma publicação deste nível. Totalmente personalizável, com logotipia, cartas geradas por e-mail e formulários de revisão adaptados a cada publicação.

Documentação completa
No SGP todos os trâmites dos artigos submetidos são documentados, de tal modo que ao abrir o detalhe de um artigo será exibida numa tela toda a vida do artigo no sistema. Desta forma é possível aos Editores saberem instantaneamente quais foram os Revisores e seus pareceres, se o artigo foi devolvido ao autor para correções, quantas vezes o autor corrigiu e verificar cada versão alterada pelos autores, ou ainda saber se as alterações pedidas pelos Revisores foram atendidas, entre outros recursos.

Revisão em regime de duplo-cego (Double Blind Review)
Diferentemente da maioria dos sistemas existentes no mundo, o SGP manipula os artigos em regime de duplo-cego, ou seja, os autores nunca saberão que foram os Revisores, e os Revisores também não sabem quem são os autores. Com isto o SGP atende às mais rigorosas normas científicas exigidas pelos mais importantes órgãos nacionais e internacionais de indexação de periódicos científicos para uma melhor classificação.

Não há necessidade de downloads ou uploads durante o trâmite do artigo
Isto é uma das grandes vantagens do SGP. Todos os artigos submetidos são gravados diretamente num banco de dados SQLServer, o que garante velocidade e segurança. Com isto o acesso de todos os usuários é muito mais rápido, pois não há necessidade de downloads ou uploads ao longo dos trâmites até a aprovação ou recusa final. Os Revisores, Secretaria e Editores acessam o artigo e vêem seus detalhes diretamente na tela do SGP sem precisar “baixar” nenhum arquivo.

Rastreamento de Artigos
O SGP proporciona um completo acompanhamento e rastreamento de artigos durante todo o processo de avaliação de trabalhos científicos, de tal modo, que há um ganho de tempo real em todos os trâmites do artigo desde a submissão até a aprovação e publicação. Qualquer autor, Revisor ou Editor pode em poucos segundos saber em que posição dentro do trâmite está qualquer artigo. Tudo de forma segura e confiável.

Níveis de acesso ao SGP
São vários os níveis de autoridade/acesso: AUTOR, REVISOR, SECRETARIA, EDITOR CHEFE, EDITOR ASSOCIADO, CORRETOR ORTOGRÁFICO, DIAGRAMADOR, TRADUTOR e WEBMASTER. Desenvolvido em linguagem ASP (ASP.NET em breve) usa base de dados MS-SQL Server 2005, totalmente seguro, rápido e eficiente. Destaque especial para a facilidade de operação, visto que o SGP roda em qualquer navegador web e fornece ajuda em todas as telas

Descrição das características de cada nível de acesso do SGP:

iAutores
Veja exemplo de telas: tela

  1. Correio interno semelhante a um webmail, onde são copiados todos os e-mails gerados pelo sistema;
  2. Submissão de manuscritos para um ou mais destinos de publicação. Exemplo: Revista ou Congresso;
  3. Envio de imagens: Possibilidade de submeter imagens em diversos formatos, JPG, GIF, e TIF (sem compactação), sendo que estas imagens serão listadas automaticamente no final do artigo, porém é possível adicionar imagens no meio do conteúdo do artigo. O SGP identifica a resolução em DPIs de cada imagem para identificação visual da qualidade da imagem;
  4. As imagens enviadas pelo autor são gravadas no servidor em 3 tamanhos, sendo o primeiro o tamanho, igual ao original do autor, o segundo um tamanho menor para visualização e o terceiro uma miniatura;
  5. Integridade do Artigo: Submissão do conteúdo com a formatação mantida como foi criado em seu MS Word, ou Open Office, inclusive quando enviadas tabelas, diretamente em banco de dados MS SQL Server;
  6. Termo de Copyright: Ao final da submissão o autor tem acesso ao Termo de Copyright, o qual garante segurança a Publicação quanto a cessão dos direitos autorais;
  7. Arquivo em PDF: acesso a uma versão em formato PDF do artigo gerada automaticamente ao final da submissão;
  8. Mensagens do sistema são geradas a cada passo do artigo, e enviadas automaticamente quando o autor conclui a submissão ou a correção, quando artigo é devolvido para correções ou quando o artigo é aprovado ou recusado, mantendo o autor ciente da situação de seu artigo em todo trâmite dentro do SGP;
  9. Correção do Artigo e Comentários: Ao realizar a correção do artigo o autor tem acesso aos comentários enviados pelos Revisores (somente se o Editor autorizar), Editores associados, Secretaria e Editores; podendo ao final da execução da correção, interagir as afirmações dos Revisores, informando-os sobre o atendimento as sugestões;
  10. A cada correção feita pelo Autor no seu artigo, o SGP gera uma versão adicional do artigo que fica arquivada para que os Revisores ou os Editores possam ver as diferentes versões e comparar a fim de checar se o artigo foi de fato alterado conforme pedido. Obs.: Caso o autor não queira alterar ou corrigir seu trabalho, ele tem a disposição um mecanismo de “conversa” via SGP com o Editor, podendo assim explicar sua posição.

ico Revisores
Veja exemplo de telas: tela

  1. Correio interno semelhante a um webmail, onde são copiados todos os e-mails gerados pelo sistema;
  2. Acesso aos comentários realizados pelo Editor e/ou Editor Associado sobre o artigo pendente à avaliação, desde que haja autorização para exibição;
  3. Possibilidade de visualizar o artigo em uma página de detalhe limpa (ideal para impressão e leitura) ou em formato PDF;
  4. A avaliação do artigo é em regime duplo-cego (double blind review), onde os autores não serão identificados aos Revisores e vice-versa, mantendo assim a imparcialidade na avaliação dos artigos;
  5. O formulário de avaliação do Revisor é adaptado ao formato utilizado pela Publicação e pode ser salvo no momento do preenchimento, com o objetivo de garantir que os dados não se percam no caso de uma queda de energia ou desconexão com a internet.
  6. Antes de enviar o formulário preenchido ao Editor, o Revisor tem a possibilidade de visualizar e até imprimir sua avaliação científica;
  7. O parecer do Revisor ficará disponível também ao autor desde que o Editor autorize a exibição, e o Revisor tem acesso ao um campo em que fará comentários sigilosos ao Editor, sem que a revisão seja prejudicada por falta de comunicação do corpo Editorial;

icoICO Editores e Secretaria
Veja exemplo de telas: tela

  1. Recepção de artigos com possibilidade de devolução ao autor no caso de perceber que o manuscrito não está adequado às normas de publicação da revista e/ou congresso vigente;
  2. Possibilidade de edição do artigo, gerando automaticamente uma 2ª versão do artigo para envio aos Revisores, de modo a retirar qualquer identificação do serviço ou instituição onde o trabalho foi realizado, para que os Revisores não identifiquem indiretamente os autores, o que garante o duplo-cego.
  3. Ao recepcionar o artigo é possível a Secretaria enviar o artigo diretamente à revisão (no caso de o Editor não estar disponível), ou enviar o artigo ao Editor ou ainda enviá-lo a um Editor associado;
  4. Acompanhar o processo de avaliação do artigo, tendo acesso a informações relevantes, como: o dia em que o Revisor recebeu o artigo, os dias em atraso da revisão, os dias restantes para conclusão da revisão, se o Revisor devolveu a revisão ou se está preenchendo o parecer, quantos Revisores concluíram a revisão ou quantos restam concluir, quando todos os Revisores concluem o processo, além de um histórico de todos as conversas e ações entre Autores, Revisores, Secretaria e Editores;
  5. Após a conclusão da revisão, é possível visualizar o parecer do Revisor (inclusive os dados sigilosos enviados pelo Revisor ao Editor/Secretaria/Editor associado) e aplicar a definição: Aprovar, recusar, ou ainda devolver aos autores para realização da correção do artigo segundo comentários feitos pelos revisores;
  6. Em cada trâmite do artigo o usuário pode enviar comentários sobre o manuscrito, garantindo comunicação;
  7. Acesso ao Controle de Usuários*, área para consulta da quantidade de usuários em cada nível de acesso e demais dados cadastrais;
  8. Área de Manutenção do Servidor*: Possui informações relativas ao espaço em disco disponível, tamanho do banco de dados e percentuais da quantidade restante. Caso o disco esteja próximo do limite, é possível a realização da limpeza do disco através do Mecanismo de Backup de artigos cujo trâmite foi encerrado (artigos recusados e publicados) excluindo do disco os artigos enviados pelo autor, imagens e PDFs gerados no andamento da avaliação. Importante: Os dados básicos do artigo e todo histórico do trâmite não são deletados porque são usados nos relatórios gerenciais;
  9. Busca de artigos por código de fluxo, nome dos autores, títulos, nome do revisor, etc.;
  10. Separação de artigos com destinos diferentes, no caso de haver mais de um destino de publicação (revista e/ou congresso), haverá uma separação dos artigos visando não haver avaliação errônea pelos diferentes níveis de rigor científico aplicados a artigos destinados a revista ou ao congresso. Obs: O SGP trata os artigos da revista em separado do Congresso, bastando para isto escolher na tela de entrada se deseja visualizar os artigos da revista ou do congresso (se houver);

* O Editor associado não tem acesso a esta área.

ico Corretores Ortográfico e Normas
Veja exemplo de telas: tela

  1. Acesso a todos os artigos aprovados assim que o Editor os aprova;
  2. O artigo fica disponível em 3 versões: HTML (página de detalhe), PDF e DOC (documento do MS-Word);
  3. O Corretor também tem acesso aos comentários dos Revisores, devido a em algumas oportunidades os Revisores perceberem erros de ortografia e explicitarem isto nos seus comentários;
  4. Acesso aos comentários do Editor para o Corretor;
  5. Possibilidade de redigir comentários ao Diagramador e Tradutor;
  6. Automaticamente ao terminar a correção e enviá-la, o SGP disponibiliza o artigo corrigido para o Diagramador e Tradutor;

ico Diagramadores

  1. Acesso aos artigos aprovados e corrigidos pelo Corretor;
  2. O artigo fica disponível no formato DOC (MS-Word) para download;
  3. Acesso às imagens originais em melhor resolução, submetidas pelo Autor;
  4. Acesso aos dados cadastrais do Autor, no caso da necessidade de se realizar contato com o Autor para requisição de alguma imagem em qualidade diferenciada;
  5. Acesso aos comentários do Editor e Corretor;
  6. Após a diagramação do artigo, o diagramador pode marcar o artigo como publicado. Neste momento o artigo deixará a lista de pendência e passará a uma lista de artigos publicados, terminando o trâmite do artigo;

usa Tradutores

  1. Acesso aos artigos aprovados e corrigidos pelo Corretor;
  2. O artigo fica disponível no formato DOC (MS-Word) para download;
  3. Área de submissão do artigo traduzido, após o trabalho de tradução;
  4. Acesso aos comentários do Editor e Corretor.

Diferencial do SGP em relação aos demais sistemas de submissão

O SGP usa o método duplo-cego (DOUBLE BLIND REVIEW)

De fato existem alguns outros sistemas de submissão on-line, alguns até gratuitos e bem simples, mas não encontramos nenhum que oferecesse nem uma pequena parte das funcionalidades do SGP. Chama a atenção também que a esmagadora maioria dos sistemas analisados pela nossa equipe nenhum deles era um sistema DOUBLE BLIND REVIEW (trâmite da revisão em duplo cego), ou seja, em todos os sistemas testados o autor sabia quem era o revisor e vice-versa, o que cientificamente falando torna estes sistemas inferiores.

O SGP grava todos os artigos e trâmites em banco de dados SQL Server

O SGP tem oito passos durante a submissão, para que seja informado em campos específicos: imagens do trabalho, títulos em português e inglês, nomes dos autores com opção para alterar a ordem dos mesmos, resumos, abstracts, suporte financeiro, carta ao editor, etc. Num dos passos da submissão, o autor tem uma tela onde há um simulador do Word, com todas as ferramentas necessárias à formatação do texto. Aqui o autor pode COPIAR de qualquer editor de texto onde tenha feito seu trabalho e COLAR na tela do SGP, pois todo o texto, inclusive TABELAS serão colados perfeitamente – então, basta clicar em PRÓXIMO para que todo o conteúdo do texto esteja gravado no SERVIDOR com toda a segurança do MS-SQL Server. Vale destacar que cada um dos passos durante a submissão é gravado automaticamente, o que torna a vida do autor bastante tranqüila, pois mesmo se ocorrer alguma queda de energia ou falha na conexão, ao entrar novamente no SGP todos os dados estarão salvos para que ele termine a submissão de seu artigo exatamente do ponto em que parou.

Em breve lançaremos uma nova versão do SGP em plataforma .NET, onde na submissão o autor enviará o arquivo do Word, e o SGP fará automaticamente a conversão e gravação de todo o conteúdo do trabalho com precisão no banco SQL Server, gravando em separado todas as imagens e gráficos, e mantendo o texto e tabelas em perfeita formatação. Obs.: Todos nossos clientes receberão a nova versão sem custo adicional.

No SGP não é necessário fazer upload ou download dos artigos

Já os sistemas da concorrência, em sua grande maioria, não gravam os artigos submetidos em banco de dados SQL Server como o SGP faz desde a versão 2.0. Os outros sistemas usam apenas um mecanismo que faz o upload dos arquivos originais em formato do Word (DOC). Nestes outros sistemas após a submissão, o trabalho é recepcionado, e para isto alguém terá que fazer o download do arquivo do Word que estará no servidor para conferência se não está fora de padrão ou apresenta algum problema grave de arquivo corrompido, por exemplo. Depois disto o trabalho em formato DOC é disponibilizado para download dos revisores nomeados para a revisão, e estes revisores terão que fazer o download do arquivo do Word, e possivelmente editar o original do autor, ou acrescentar seus comentários, e para isto em geral há 2 opções: Ou edita-se o trabalho original (o que não é indicado em vista dos direitos autorais), ou ele faz seus comentários em outro arquivo do Word ou do Excel, e ao final faz o upload destes arquivos DOC, RTF ou XLS. Bem, depois de tantos downloads e uploads de arquivos do Word, estes sistemas servem apenas para gerenciar documentos do Word, acompanhando os trâmites entre autores, secretaria, editor e revisor. Vale lembrar que é muito comum os revisores sugerirem modificações nos trabalhos, e daí o trabalho volta ao autor, que corrige e devolve a revista, que daí envia novamente ao revisor para ver se os pedidos de correções foram atendidos, e o editor tem que acompanhar isto tudo para ver se nada sai errado. Isto num sistema que exige downloads e uploads é complicado.

Já no SGP com todo conteúdo em banco de dados, o acesso dos revisores, secretaria, editores e autores é bastante rápido, visto que todo o conteúdo do artigo é exibido na tela do navegador, sem necessidade baixar nenhum arquivo.

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